စီမံခန့်ခွဲခြင်း နှင့် အုပ်ချုပ်မှု (၂)

စာရေးသူသည် ၁၉၉၈ ခုနှစ် နှစ်ကုန်ပိုင်း လောက်မှာ စ၍ ဂျပန်နိုင်ငံသို့ သွားရောက် အလုပ်အကိုင်များကို လေ့လာ လုပ်ကိုင်ခဲ့ပါသည်။ ထိုမှတဆင့် အမေရိကန်နိုင်ငံ နယူဂျာစီပြည်တွင် ၂ နှစ်ခွဲ၊ မြန်မာနိုင်ငံ ရန်ကုန်မြို့တွင် ၂နှစ် နီးပါး နှင့် ဂျပန်နိုင်ငံ တိုကျို မြို့ နှင့် အိုဆာကာ မြို့တွင် ၂ နှစ်ကျော်မျှ အလုပ်များ လုပ်ကိုင်လာကာ ယနေ့ စင်ကာပူနိုင်ငံတွင် ၁နှစ်ခွဲကျော်မျှ အလုပ်များကို လုပ်ကိုင် လျှက်ရှိပါသည်။ ထိုကဲ့သို နိုင်ငံ တစ်နိုင်ငံမှ တစ်နိုင်ငံသို ကူးလူးသွားလာ၍ အလုပ်များ လုပ်ကိုင်ရာတွင် ပုံစံမတူ မူကွဲသော အလုပ်ခွင် အနေအထားများ၊ စီမံခန့်ခွဲ အုပ်ချုပ်ပုံများ၊ အလုပ်သမားများ ၏ အလုပ်အပေါ် ထားရှိသော၊ ခံယူသော သဘောသဘာ၀ အမြင်များသည် တစ်နိုင်ငံနှင့် တစ်နိုင်ငံ ကွြဲပားခြားနားကြသည်ကို လေ့လာတွေရှိရပါသည်။

နိုင်ငံတကာတွင် အလုပ်အကိုင် အခွင့်အလန်းများ ဖွင့်ပေးလာသည်နှင့် အမျှ အလုပ်ခွင် တစ်ခု တွင် မတူညီသော ယဉ်ကျေးမှု နှင် ဘာသာစကား ပြောကြားမှုများ အနည်းဆုံး နှစ်ခုမှ သုံးခုနည်းပါး ရှိတတ်ကြပါသည်။ ထိုကဲ့သို့သော ပတ်ဝန်းကျင် အနေအထားများတွင် လူများအား ခေါင်ဆောင် နိုင်ရန် စီမံခန့်ခွဲမှု(Human Resource Management) နှင့် သတင်းအချက် အလက် စုစည်း ဖြန့်ဝေမှု (Communication Management) များသည် အလွန်တရာမှ အရေးကြီးသည် အခန်းကဏ္ဍမှ ပါဝင် ပါသည်။ စီမံခန့်ခွဲမှု တစ်ခု၏ ၉၀ရာခိုင်နူန်းသည် သတင်းအချက် အလက် စုစည်း ဖြန့်ဝေမှု (Communication Management) များ ပြုလုပ် လုပ်ဆောင်နေရပါသည်။

မိမိ စင်ကာပူရောက်စ စင်ကာပူတွင် အလုပ်လုပ်နေသူ စင်ကာပူနိုင်ငံသားများအပါအဝင်၊ လူမျိုးပေါင်းစုံထံမှ ညည်းတွားသံများ၊ မကျေနပ်မှုများကို ကြားနေရပါသည်။ သတ်မှတ်ထားသော အလုပ်ချိန်ထက် ပိုမိုအလုပ် လုပ်ရမှု၊ အလုပ်၌ ပင်ပန်းနွမ်းနယ်မှု၊ အလုပ်ရှင်၏ မတရား အလုပ်ခိုင်းမှုများ၊ ယဉ်ကျေးမှု ဓလေ့ကွာခြားမှု(Culture Conflicts) များ လုပ်ငန်းခွင်မျိုးစုံမှ ရင်ဖွင့်သံများသည် ဟိုမှ ဒီမှ ပွင့်အံထွက်လာပါသည်။ စင်ကာပူ အစိုးရသည် လုပ်ငန်းကိုင်ခန်း အခွင့်အလန်းများ၊ ပရော့ဂျက်များကို ဖန်းတီးပေးထားပါသည်။ တရုတ်၊ အိန္ဒိယ နိုင်ငံများနှင့် ယှဉ်ပြိုင်၍ နိုင်ငံခြား ရင်းနှီးမြုတ်နှံမှုများ ရရှိနိုင်ရန် စင်ကာပူအစိုးရအနေဖြင့် အစွမ်းကုန်ကြိုးစားရပါသည်။ ပရော့ဂျက်များလည်း တစ်ခုပြီး တစ်ခု လျင်မြန်စွာ ထွက်ပေါ်လာပါသည်။ သို့ရာတွင် စင်ကာပူတွင် အခြေခံသော ပြည်တွင်းလုပ်ငန်းရှင်များ၏ လောဘသည် ရရှိသမျှ အခွင့်အလန်း ပရော့ဂျက်များကို ဖမ်းယူ၍ အချိန်တို အတွင်း လျင်မြန်စွာ ပြီးမြောက်စေရန် အစွမ်းကုန် မောင်းနှင်ကြပါတော့သည်။ အလုပ်သမား အများစုသည် အထက်မန်နေဂျာက ပေးလာသော မလောက်မငှ အချိန်တိုလေးအတွင်းတွင် အလုပ်များကို ပြီးမြောက်အောင် အားသွန်ခွန်စိုက် လုပ်ကြရပါသည်။ မန်နေဂျာအများစုကလည်း စည်းစနစ်ကျနသော အုပ်ချုပ်မှုနည်းဗျုဟာဖြင့် လုပ်ဆောင်ခြင်းမရှိပဲ အလျင်းသင့်သလို့ အလုပ်များကို သင့်တော်သလို့ ခိုင်းစေကြပါသည်။ ထိုသို့သော အခါ စီမံအုပ်ချုပ်သူနှင့် အလုပ်သမားအကြား မကျေနပ်မှုများ၊ အလုပ်အပြောင်းအလဲများ အလွန်များပြားလာပါသည်။ အလုပ်ရှင်အနေနှင့် ထူးချွန်သော အလုပ်အမားကို ထိန်းသိမ်းထားဖို့ လိုအပ်သလို၊ အလုပ်သမားအတွက်လည်း ရေရှည် ခိုင်မာ၍ မျှတသော Job Security ကို လိုအပ်ပါသည်။

သမာသမတ် မျှတသော အလုပ်ချိန် Schedule ကို အလုပ်သမားများအတွက် ဘယ်လို သတ်မှတ်ပေးရမည်နည်း။ အလုပ်သမားက တောင်းဆိုသမျှ အချိန်ပမာဏ Schedule ကို ခွင့်ပြုရမည်လော။ သို့တည်းမဟုတ် အချိန်ကို မိမိစိတ်ကြိုက် တဖတ်သတ်ဆုံးဖြတ်၍ သတ်မှတ်မည်လော။ ထိုကဲ့သိုသော အခြေအနေများတွင် စီမံခန့်ခွဲမှု နည်းဗျုဟာများ ကို အသုံးချရပါမည်။ အလုပ်သမားများဘက်မှလည်း ယထာဘူတ ကျသော အလုပ်ချိန် Schedule ကို အကျိုး အကြောင်းစုံလင်စွာနှင့် တောင်းဆိုနိုင်သလို၊ အထက် စီမံခန့်ခွဲသူအနေဖြင့် အမှန်တကယ်လိုအပ်၍ စစ်မှန်သော အချိန်ပမာဏကို ချိန်ဆ တွက်ချက်နိုင်ပါသည်။

၁။ အစပျိုးခြင်း (Initiating)
Project တစ်ခု အစပျိုးခြင်းသည် ဘယ်သို့ ဘယ်ပုံ စတင်ကြပါသနည်း။ Project Management Office (PMO) သည် customer ၏ အဖွဲ့ဝင်များနှင့် တွေ့ဆုံဆွေးနွေး Kick Off အစည်းအဝေး လုပ်ပြီးသွားသည်နှင့် လိုအပ်သော သဘောတူညီချက်၊ လုပ်ဆောင်ပေးရမည့် လုပ်ငန်းအတိုင်းအဆပမာဏ(Project Scope)၊ Project တွင်ပါဝင် ပတ်သက်မည့် Stakeholders၊ Communication Channels များကို သတ်မှတ်နိုင်ခဲ့ကြပါသည်။ ထို့နောက် Project တစ်ခုကို PMO မှ ချမှတ်ပေးပါသည်။

(ထို့ကြောင့် အလုပ်တစ်ခုကို လုပ်တော့မည်၊ အင်တာဗျုးတွင် ပြောကြဆိုကြပြီ ဆိုလျှင် အရေးကြီးသော အချက်သည် လုပ်ငန်းတစ်ခု၏ ဖွဲ့စည်း တည်ဆောက်ပုံ(Organization Structure) ကို မေးမြန်းဖို့ လိုအပ်ပါသည်။ မိမိ လုပ်ကိုင်ရမည့် အလုပ်သည် ဘယ်လို လုပ်ဆောင်မှု(Process) များကို ဖြတ်သန်း၍ လာမည်နည်း။ ဘယ်သူ့ကို မိမိက Report ပေးရမည်နည်း။ ကိုယ့်လက်အောက်တွင် မည်သူတွေ ရှိမည်နည်း။ ထိုဖွဲ့စည်းတည်ဆောက်ပုံ (Organization Structure) တွင် မိမိက ဘယ်နေရာတွင် ရှိမည်နည်း။ နောင် အနာဂတ်အတွက် မိမိသည်ဘယ်နေရာများတွင် အမြင့်ဆုံး ရောက်ရှိနိုင်မည်နည်း။ ထို့ကြောင့် အလုပ်တစ်ခု၏ စည်းစနစ်ကျသော ဖွဲ့စည်းတည်ဆောက်ပုံသည် အလွန်အရေးကြီးပါသည်။)

PMO မှ သဘောတူညီ၍ Project တစ်ခုကို သတ်မှတ်ပေးလိုက်ပြီဆိုလျှင် Project Charter ဆိုတာ ထွက်လာပါသည်။ ထိုအဆင့်သည် အစပျိုးခြင်းအဆင့်(Initiating) ဖြစ်ပါသည်။ Project Charter သည် Project တစ်ခု၏ ကနဦးဆုံး အစပျိုးခြင်း ဖြစ်ပါသည်။ Project Charter တွင် Project Manager ကို ရွေးချယ် သတ်မှတ်ပေးထားပါသည်။ Project ကို လုပ်ဆောင်ရမည့် Methodology၊ Objective၊ Stakeholders၊ (ယူဆချက်များ)Assumptions and (ခက်ခဲသော အရာများ)constraints ဟူ၍ ယေဘူယ ပါရှိပါသည်။ ထို့နောက် Preliminary Project Scope Statement ကို ရေးသားပြင်ဆင်ရပါမည်။

စာရေးသူ ပြုလုပ်ခဲ့သော နောက်ဆုံး ပရောဂျက် တစ်ခုတွင် KickOff Meeting မစ ခင် တရက်အလိုတွင် Customer ဘက်မှ Stakeholders များ၏ Personalities များကို လေ့လာထားရပါသည်။ ထို့အပြင် ထိုသူများက Project အပေါ် အတိုင်းအတာ မည်မျှ အထိ လွှမ်းမိုး(Influence) နိုင်သနည်း၊ ထိုသူများကို မည်သို့ တုံ့ပြန်ရမည်နည်းဟု ပြင်ဆင်ရပါသည်။

ဤသည်မှာ အစပျိုးခြင်း(Initiating) အဆင့် အကြမ်းဖျင်း သဘောတရားဖြစ်ပါသည်။

ဆက်လက်ဖေါ်ပြရန်..